Lade...
 

 

Die Digitalisierung in Personalabteilungen

Die individuelle Rolle der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in der Personalabteilung eines Unternehmens hat sich in den vergangenen Jahrzehnten drastisch verändert. Anstelle der Sachbearbeitung und Verwaltung sind Personaler nunmehr entscheidende Treiber der strategischen Unternehmensentwicklung.

Hierbei sind auch die Herausforderungen für die Personalarbeit gestiegen. So verlangen die gesamtwirtschaftlichen Rahmenbedingungen, wie der demografische Wandel und der Fachkräftemangel neue Schwerpunktsetzungen. Unternehmen sollten daher die Themen wie Talentmanagement, Führungskräfteentwicklung oder Employer Branding nicht vernachlässigen, um das Wichtigste in ihrem Unternehmen nicht zu verlieren: ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.

Viele Unternehmen haben das bereits erkannt und möchten sich den wichtigen Zukunftsthemen widmen. Nach wie vor verschlingen die Verwaltungsaufgaben, wie z. B. die Personalabrechnung viele Kapazitäten, sodass für die qualitative Personalarbeit oftmals zu wenig Zeit bleibt. Wichtig ist, die administrativen Prozesse zu optimieren und Freiräume zu schaffen.

 

Zur Prozessoptimierung eines Unternehmens gehören daher:

Die digitale Personalakte sowie die digitale Verwaltung und Archivierung von Daten.

 

Es entsteht folgender Nutzen:

  • Kosteneinsparung von Büromaterial, Druckkosten
  • Einsparung von Platz
  • Zeitersparnis durch schnelles Auffinden der Dokumente
  • Hohe Effizienz
  • Datenzugriff von jedem beliebigen Ort aus
  • Entscheidungen sind von jedem Ort aus möglich

 

Die Digitale Personalverwaltung

Die elektronische Zeiterfassung, Lohnbuchhaltung, das Vertragsmanagement, Belehrungen und die Dokumentation der Mitarbeitergespräche sind wichtige Bestandteile im Personalwesen. Für die Organisation dieser (Teil-) Prozesse benötigen Unternehmen in der heutigen Zeit viele verschiedene IT-Anwendungen und oft agieren die genutzten Systeme unabhängig voneinander.

Zum Beispiel bietet SAP mit seinem ERP-System (Enterprise Resource Planning) ein integriertes, computerbasiertes System zur Verwaltung von internen und externen Ressourcen. Das sind zum Beispiel Sachanlagen, finanzielle Ressourcen, Materialien und Personal. Dies dient zur Erleichterung des Informationsflusses zwischen allen Bereichen innerhalb der Organisation und Verwaltung.

Daher gewinnen Dokumenten Management Systeme - kurz ECM-Systeme - in Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Umfangreiche Tools und Funktionen zur Optimierung der Dokumentenverwaltung und des Workflow-Management bringen auch für das HR-Management wesentliche Vorteile.

Mit der Einführung von derartigen Systemen werden in den Personalabteilungen Kapazitäten freigesetzt, die in die wichtigen Zukunftsthemen investiert werden können. Eventuelle Unsicherheiten im Hinblick auf den Einführungsprozess sollten dem nicht im Wege stehen. Hier stehen gut qualifizierte Fachkräfte zur Verfügung, die zum Beispiel in SAP HCM (Personalmanagement) qualifiziert sind.

Zu prüfen ist, für welche Software sich das Unternehmen entscheidet. Es gibt bereits SAP-Systeme, die die gesamte Verwaltung in einem einheitlich genutzten System ermöglicht. So kann zum Beispiel eine kleine Firma auf das vorkonfigurierte System SAP Business All-in-One zurückgreifen. SAP Business ByDesign ist dagegen die weltweit vollständigste und anpassungsfähigste On-Demand-Unternehmenslösung für mittelständische Unternehmen. SAP Business One ist eine umfassende, integrierte ERP-Anwendung mit einer Windows ähnlichen Benutzeroberfläche.

Haben Sie Fragen zur Digitalisierung in Personalabteilungen? Gern stehe ich Ihnen zur Verfügung.

Gudrun Gramm

 

Personalmanagement Gramm

Gudrun Gramm

030 / 6594 1261

GGramm(at)Outlook.de

www.persogramm.de